Системы автоматизации офиса кратко

Привет, Вы узнаете о том , что такое автоматизация офиса, Разберем основные их виды и особенности использования. Еще будет много подробных примеров и описаний. Для того чтобы лучше понимать что такое автоматизация офиса , настоятельно рекомендую прочитать все из категории Теория принятия решений.

автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы информационных технологий в бизнесс процессы используемые в офисе.

Системы автоматизации офиса (Office Automation Systems — 0/S) обслуживают информационные потребности на тактическом уровне обеспечения информацией, но в отличие от Систем работы со знаниями имеют дело с почти полностью формализованной информацией. Принимаемые с помощью таких систем решения в большой степени структурированы, и полученные результаты легко прослеживаются.

Основные функции систем автоматизации офиса — дополнять и контролировать работу Систем обработки транзакций операционного уровня, а также поддерживать делопроизводство и документооборот, которые образуют подсистему документационного обеспечения организации. Пользователями являются менеджеры среднего звена, делопроизводители, секретари, технологи, которым развитый графический интерфейс позволяет успешно работать даже с минимальной подготовкой в области информационных технологий.

Подсистемы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов, шаблонами и реквизитами учетно-контрольных форм в соответствии с правилами и стандартами делопроизводства, принятыми в организации. Подсистемы документооборота обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Процессы делопроизводства и документооборота являются процессами, документально отражающими и обеспечивающими управленческие функции.

Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.

Рис. Основные компоненты автоматизации офиса

Автоматизация офиса призвана дополнить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами). При их совместном использовании обе эти системы обеспечат
рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Автоматизированный офис:

• •поддерживает внутрифирменную связь персонала;
• •предоставляет новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии особенно привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ, однако преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса:

• •текстовый процессор;
• •табличный процессор;
• •электронная почта;
• •электронный календарь;
• •аудиопочта;
• •компьютерные и телеконференции;
• •видеотекст;
• •хранение изображений;
• •специализированные программы управленческой деятельности (ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. Об этом говорит сайт https://intellect.icu . д.). Также широко используются некомпьютерные средства:
• •аудио- и видеоконференции;
• •факсимильная связь;
• •ксерокс и другие средства оргтехники.

База данных.Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе она концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы, так же как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных Приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр.

Текстовый процессор – это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет

добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т. д. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений. Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности:

• •купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты;
• •купить готовую услугу использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, но сообщение вместо набора на клавиатуре передается через телефон. Аудиопочта также реализуется в сети. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор, так же как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров

позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить

наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

• •ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
• •обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т. д.);
• •вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
• •качественное оформление табличных форм представления данных;
• •многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
• •проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
• •проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты, более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.

Круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем участников аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций:

• •аудио;
• •видео;
• •компьютерную с интерактивным подключением к крабочему столу.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения

отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

• •создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
• •заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста;
• •заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Популярен обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) – перспективная офисная технология, которая основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.

Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

​

Вау!! 😲 Ты еще не читал? Это зря!

• Аудиоконференция
• Видеоконференция
• реинжиринг
• бизнесс процесс
• База данных

Исследование, описанное в статье про автоматизация офиса, подчеркивает ее значимость в современном мире. Надеюсь, что теперь ты понял что такое автоматизация офиса и для чего все это нужно, а если не понял, или есть замечания, то не стесняйся, пиши или спрашивай в комментариях, с удовольствием отвечу. Для того чтобы глубже понять настоятельно рекомендую изучить всю информацию из категории Теория принятия решений