3 3 Деловая беседа

Привет, сегодня поговорим про деловая беседа, обещаю рассказать все что знаю. Для того чтобы лучше понимать что такое деловая беседа , настоятельно рекомендую прочитать все из категории Теория коммуникаций.

Стратегические программы и тактические планы делового взаимодействия содержат до 70% положений, реализация которых невозможна без деловых встреч, бесед, включающих обсуждение проблем и обмен информацией.

деловая беседа  - это обмен мнениями по конкретным вопросам между двумя собеседниками, связанными общими интересами, общим направлением деятельности и т.д. Кроме того, под деловой беседой понимают и речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, выработки конструктивных подходов к решению проблем и т.д.

Деловой разговор подводит партнеров (собеседников) к мысли о необходимости соглашения по каким-либо позициям, межличностная беседа предполагает обсуждение конкретного предмета с конкретной целью. Достижение цели деловой беседы всегда связано с выработкой совместной программы действий по определенному сторонами направлению деятельности.

Значение деловой беседы невозможно переоценить. Именно в процессе серьезного делового разговора можно убедить партнера по общению в обоснованности принятой позиции, добиться взаимопонимания.

Психологической установкой при подготовке к деловой беседе становится желание расположить к себе собеседника, убедить его принять конкретные предложения, условия сделки, позицию и т.д.

Коммуникативной установкой в такой ситуации будет организация и актуализация всех вербальных и невербальных элементов будущей встречи (документов, вопросов партнеру, места и времени встречи, иллюстративных материалов и т.д.).

Ролевые установки. Каждая из сторон в процессе подготовки и организации встречи может выступать как в роли инициатора контакта, так и в роли слушателя, адресата информации. Отличие этих ролей заключается в возможности в большей или меньшей степени диктовать свои условия, настаивать не форме и содержании предстоящих деловых контактов.

К функциям деловой беседы следует отнести:

• взаимное общение работников из одной деловой среды;
• совместный поиск, выдвижение и оперативную разработку рабочих идей и замыслов;
• контроль и координацию уже начатых деловых мероприятий;
• поддержание деловых контактов;
• стимулирование к деловой активности (поощрения, взыскания, анализ ошибок и т.д.).

Практикой проверены основные этапы деловых бесед, к которым относятся:

• подготовка к встрече;
• установление вербальных и невербальных контактов, преодоление психологических барьеров в самом начале делового разговора;
• изложение информации о предмете беседы, аргументация выдвигаемых положений;
• принятие совместного решения;
• завершение беседы.

В период подготовки к предстоящей беседе каждый из участников, прежде всего, решает вопрос о ее целесообразности, а затем думает о месте, времени, условиях общения. В это же время планируется весь ход предстоящей беседы: тщательно анализируются положения, выносимые на обсуждение, взвешиваются объективные и субъективные факторы, влияющие на отношение участников к готовящейся встрече, подготавливаются необходимые материалы. Каждый из участников встречи стремится предусмотреть все моменты, располагающие собеседников к положительному восприятию информации, позиции, проекта, программы.

Организационные моменты, связанные с подготовкой к проведению деловой встречи, необходимо тщательно продумать. От этого во многом зависит ее успешность.

Где будет проходить беседа?

В своем кабинете инициатор встречи будет чувствовать себя увереннее, так как он «у себя дома». В кабинете партнера по общению легче решать вопросы, по которым у «гостя» более выгодная позиция, более веские аргументы.

На нейтральной территории ни одна из сторон не будет иметь преимуществ, однако не следует забывать, что столь модные сегодня деловые встречи в клубах, барах, кафе имеют ряд отрицательных характеристик. Посторонние люди, шум, необходимость решения вопроса «кому платить», вкусовые пристрастия одной из сторон и т.д. В таких местах оправданной будет не первая встреча, а та, которая подчеркнет уже устоявшиеся деловые контакты, доверительность в отношениях партнеров, готовность к принятию заключительного решения.

В какое время проводить встречу?

Все авторы пособий по деловому общению сходятся во мнении о неразумности назначения деловых встреч на утро понедельника, вторую половину дня в пятницу и на конец рабочего дня в любой день недели.

По возможности не стоит привязывать деловую встречу (особенно первую) к обеденному времени. Исключением может стать встреча, во время которой будет обсуждаться экстренная информация, интересная для обеих сторон. Очень важно в любом случае продумать все моменты подготовки встречи, чтобы в последний момент не нужно было изменять условий договоренности о ней.

Какие материалы необходимо подготовить к деловой беседе?

Не следует перегружать внимание собеседника избыточной информацией в документах, схемах, иллюстрациях, но стоит иметь при себе те материалы, которые будут актуальны для обоснования собственной позиции, оценки позиции собеседника, целесообразности дальнейших контактов.

Каждый из участников беседы должен четко определить для себя цель встречи, продумать уместность привлечения других участников, подобрать объяснения, доказательства, фактические доводы, необходимые для принятия решения. Готовясь к беседе с незнакомым вам человеком, неплохо узнать о нем хоть самую общую «анкетную» информацию, чтобы предвосхитить его реакцию на те или иные слова и действия.

Основной этап встречи, то есть собственно беседа, связан с реализацией коммуникативно-речевых умений собеседников при обсуждении предмета беседы. Здесь уместно будет использование всех тех речевых моделей, которые были описаны в главе «ТКС установления (поддержания) деловых контактов».

Психологическая установка инициатора разговора на этом этапе – установление атмосферы доверия при условии понимания позиции собеседника и его права на собственное мнение.

Коммуникативная установка – введение в разговор одинаковых «эталонов»: понятий, суждений, определений, позиций и т.д., а также прояснение расхождений в понимании цели разговора и ее предмета.

После установления контакта между собеседниками конкретизируются их роли. Это зависит от того, кем они являются по профессиональной и социальной принадлежности и кем становятся в ситуации беседы («начальник – подчиненный», «коллега – коллега», «продавец – покупатель», «сотрудник компании – клиент», «представитель фирмы – возможный партнер» и т.д.). Об этом говорит сайт https://intellect.icu . В зависимости от роли один из участников становится инициатором, более активной стороной разговора.

Известно, что ход разговора часто решают самые первые произнесенные фразы. Не зря так много рассуждают по поводу «эффекта первого впечатления», который весьма затруднительно скорректировать в дальнейшем общении.

Что может способствовать нормальному течению разговора?

С первых моментов беседы нужно постараться исключить любые признаки неуважения, пренебрежения к собеседнику, какое бы впечатление у вас о нем не сложилось заранее. Не следует заставлять его занимать в разговоре оборонительную позицию, так как это приведет только к раздражению и уходу от цели беседы.

Чтобы беседа проходила продуктивнее, в самом начале, после установления контакта, стоит оговорить тему и цель разговора, последовательность рассматриваемых вопросов. Чем более четко и ясно формулируются все детали беседы, тем легче полностью или частично изменить позиции сторон в пользу более выгодного решения, смягчить противоречия, даже покритиковать, не обидев при этом приведением бездоказательных доводов. Каждый бизнесмен, каждый деловой человек прилагает усилия к тому, чтобы у него была репутация честного и порядочного человека, поэтому каждый из партнеров должен подчеркивать своим поведением, что именно таковым и считает собеседника. В большинстве случаев человеку хочется поддержать в глазах окружающих созданную ему положительную репутацию. Оправдывая ее, он может легче согласиться с вескими аргументами участников обсуждения проблемы.

Важнейшим моментом основного этапа встречи является принятие совместного решения, приведение всех частных суждений к общему знаменателю. Это становится возможным при условии, что каждый из участников беседы демонстрирует не только умения говорения и убеждения, но слушания и понимания. Часто в деловых разговорах более выгодной считается позиция слушателя. Внимательно выслушивая доводы собеседников и наблюдая за ними, можно получить больше полезной, актуальной информации, лучше узнать собеседников, глубже проникнуть в суть их позиции. Облекая свою позицию в такую форму, которая больше созвучна по речевым характеристикам с позицией партнера, можно внушить последнему уверенность в превосходстве его собственной позиции.

Умение «слушать и слышать» с некоторых пор приобрело в деловом мире долларовую стоимость. В конце 60-х годов курс «слушания» в аспекте официально-делового общения был включен в программу обучения специалистов и бизнесменов США, Японии, ФРГ. Появились даже специально составленные методические рекомендации, которых требовалось неукоснительно придерживаться на отдельных предприятиях. Ошибки, от которых можно избавиться, научившись внимательно слушать собеседника, определяются манерой многих людей «слышать только себя» или больше наблюдать за поведением собеседника, чем вникать в смысл его слов.

На этапе принятия решения психологическая установка участников общения – внушение собеседнику мысли о приоритете собственной позиции, собственных аргументов, которые и должны лечь в основу совместного решения.

Коммуникативная установка – воплощение предметного содержания позиции в конкретной содержательно-смысловой форме.

На этом этапе конкретизуются роли собеседников, приобретая форму «пропонент – оппонент». Необходимо приложить определенные усилия к тому, чтобы ваша позиция в разговоре была более убедительна. Что можно сделать для этого?

1. Постараться привлечь позитивное внимание к своей личности доброжелательным настроением, соблюдением тонкостей делового этикета, грамотной речью, уважением к мнениям оппонента.
2. Привлечь внимание к своим аргументам, выстраивая речь по схеме: «тезис – доказательство – вывод – оценка».
3. Использовать по возможности хорошо знакомые собеседнику понятия и термины, системы образов. Следить за своей речью, не забывая об эмоциональности, доступности, нормативности.
4. Продумать способ подачи сообщения: постепенное продвижение к главной мысли или «шоковое погружение» в проблему.
5. Не злорадствовать, если ваша информация разбила все доводы оппонентов.
6. Использовать схемы, графические и визуальные материалы.
7. Вносить элементы «разрядки» в серьезный, напряженный разговор, так как известно, что внимание даже самых добросовестных слушателей к словам говорящего ослабевает через 15 -20 минут непрерывного монолога.

Вряд ли деловой разговор предполагает бесконечный обмен шутками и анекдотами, но чувство юмора может выручить участников общения, если разговор «зашел в тупик». Считается, что чувство юмора – это не «смех без причины», а «умение произвольно, с учетом ситуации, приходить в хорошее расположение духа».

Последний этап деловой встречи – ее завершение. Успешно закончить беседу – значит достигнуть заранее намеченных целей. На этом этапе ситуация взаимодействия и взаимопонимания выстраивается по известным уже параметрам.

Психологическая установка – воплощение мотивов взаимодействия в конкретное решение проблемы, стимулирование партнера к выполнению намеченных действий.

Коммуникативная установка – достижение основной цели, прогнозирование дальнейших контактов с собеседником, его компанией, составление четких выводов и предложений, выражение удовлетворенности ходом беседы.

Чтобы не допустить излишней траты времени и сил в заключительной стадии беседы, нужно запомнить некоторые выводы практиков переговорного процесса.

1. Основные выводы и идеи формулируются ясно, четко, однозначно.
2. Выводы приводятся в простой, легко воспринимаемой форме логических утверждений, полных смысла и значения.
3. В обобщающем выводе преобладает одна обобщающая мысль, изложенная в виде нескольких положений, максимально сжатых по форме.

Речевые средства оформления деловой беседы соотносятся с каждым из этапов встречи и соответствующих коммуникативных актов.

Возможно, приведенные речевые конструкции, используемые в деловом разговоре, покажутся искушенным мастерам слова хорошо знакомыми и поэтому излишними. Однако многолетняя практика общения со студентами, слушателями семинаров, участниками тренингов, бизнесменами, политиками и работниками учреждений разного рода убеждает в том, что должность, звание, полученное образование далеко не всегда согласуются с коммуникативно-речевой компетенцией необходимого уровня.

Для того чтобы дополнить сказанное, обратимся к советам теоретиков и практиков официально-делового общения. Ниже мы приводим обобщенный перечень тех положений, которые могут помочь или навредить установлению необходимых деловых контактов.

Остановимся еще раз на необходимости для каждого из участников деловой беседы внимательно выслушивать собеседника. Советов по приобретению навыков эффективного слушания (аудирования) много.

Перечислим самые важные.

• Слушая собеседников, важно сосредоточиться не на форме изложения, а на фактах, доводах, предложениях. Американские бизнесмены рекомендуют в процессе обсуждения проблемы следовать правилу: «Слушай со вниманием, слушай – не болтай, слушай, что человек может сказать, не может сказать, не хочет сказать».
• Не «давите» на собеседника голосом, манерами, помните, что залог успешного разговора – элементарная вежливость, предполагающая внимание к словам каждого из собеседников.
• Логически планируйте процесс слушания: запоминайте главные мысли, пытайтесь мысленно прогнозировать ход беседы, а затем сравнивайте ваши предположения с реальной ситуацией.
• Слушайте активно. Переспрашивайте, задавайте уточняющие вопросы, повторяйте отдельные положения, высказанные собеседником.

К сожалению, эффективно слушать порою мешают многочисленные помехи:

• физические (шум, усталость, чьи-то действия),
• умственные (безразличное отношение к предмету разговора, сложность излагаемого материала, озабоченность личными проблемами и т.д.),
• недостаточно развитая коммуникативная компетентность (неумение организовать свои мысли, неумение организовать ситуацию с учетом ролей собеседников, нескрываемая антипатия к собеседнику);
• отсутствие навыков красноречия и т.д.

Часто можно слышать, что деловое общение – это «игра по правилам». Хорошее знание правил помогает «выиграть партию».

Подводя итоги сказанному, можно констатировать, что повышению эффективности проведения деловой беседы способствует выполнение определенных правил.

1. Если проявлять доброжелательное отношение к собеседнику, можно рассчитывать на такое же отношение к себе с его стороны.
2. Если слушать собеседника внимательно, можно больше узнать о его планах.
3. Если соблюдать хладнокровие, можно избежать многих проблем.
4. Чтобы дать возможность собеседнику «сохранить свое лицо», нужно обеспечить ему наиболее легкое, удобное восприятие идей и предложений.
5. Чтобы оставить о себе хорошее впечатление и рассчитывать на продолжение контактов, нужно придерживаться делового этикета, порадоваться в заключение достигнутым соглашением, сделать несколько ненавязчивых комплиментов собеседнику.

ЛИТЕРАТУРА

Васильева А.Н. Основы культуры речи. - М.,1990

Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Деловая риторика: Учебное пособие для вузов. – Ростов н/Д, 2002

Головин Б.Н. Основы культуры речи: Учеб. для вузов. – М., 1988

Колтунова М.В. Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет: Учеб. пособие для вузов. – М., 2000

Мицич П. Как проводить деловые беседы. – М., 2001

Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. Учебное пособие.- М., 2001

Русский язык и культура речи: Учебник/Под ред. проф. В.И.Максимова.– М., 2000 - 2006

На этом все! Теперь вы знаете все про деловая беседа, Помните, что это теперь будет проще использовать на практике. Надеюсь, что теперь ты понял что такое деловая беседа и для чего все это нужно, а если не понял, или есть замечания, то не стесняйся, пиши или спрашивай в комментариях, с удовольствием отвечу. Для того чтобы глубже понять настоятельно рекомендую изучить всю информацию из категории Теория коммуникаций

Ответы на вопросы для самопроверки пишите в комментариях, мы проверим, или же задавайте свой вопрос по данной теме.