16. Планирование обучения пользователей ІТ-проекта

Привет, сегодня поговорим про планирование обучения пользователей іт-проекта, обещаю рассказать все что знаю. Для того чтобы лучше понимать что такое планирование обучения пользователей іт-проекта , настоятельно рекомендую прочитать все из категории Управление разработкой программных IT проектов.

16.1.    Информирование участников проекта

Реализуя план коммуникаций, необходимо руководствоваться рядом принципов для наиболее оптимального расходования ресурсов и получения запланированного результата - реакции от целевой аудитории. Для этих целей рекомендуется следовать ряду принципов [5] по построению содержания информационного сообщения.

Принципы построения информационного сообщения в рамках плана коммуникаций

1.       Проявлять уважение к получателю

Следует внимательно относиться к особенностям различных аудиторий: каждый участник проекта по-разному заинтересован в итоговом результате проекта и имеет собственное мнение на счет проекта. Для каждой заинтересованной стороны содержание информационного сообщения должно соответствовать правилу CLEAR:

o    C (Connected) - связанный: должно быть связано деятельностью участника проекта как сотрудника организации или как заинтересованного лица проекта;

o    L (List next steps) - перечень необходимых действий: что необходимо выполнить в ближайшем будущем;

o    E (Expectations) - ожидание: ясно сформулированный образ успеха и неудачи проекта для понимания того, к каким результатам стоит стремиться, а какого исхода избегать;

o    A (Ability) - возможности: перечень способов, методов и средств добиться поставленной цели;

o    R (Return) - отдача: что конкретно получит соответствующий участник от приложения своих усилий к обозначенной задаче.

Рекомендуется использовать данную модель (CLEAR) в качестве проверочного списка каждый раз при разработке содержания коммуникации.

2.       Исторический контекст

Необходимо ознакомиться с предшествующей профессиональной историей соответствующей заинтересованной стороны - этот аспект оказывает немалое влияние на содержание сообщения и способ его реализации.

3.       Простые и лаконичные сообщения

Рекомендуется избегать длинных и громоздких информационных сообщений, а преимущественно использовать короткие и емкие, содержащие по одной мысли. В то же время, при раздельной отправке частей (потенциально) длинного сообщения крайне важно убедиться, что взаимосвязь между частями представлена в достаточной мере четко.

4.       Корпоративная лексика и терминология. Предпочтительно при коммуникациях использовать принятые в компании термины и жаргонизмы, это создаст образ "своего человека" - шансы на успех коммуникации значительно повышаются при применении локальных речевых единиц.

5.       Аккуратное форматирование и верстка текста

Аккуратно отформатированное сообщение имеет больше шансов быть прочитанным, хотя бы из-за эстетических соображений. Еще один важный момент, который стоит принимать в расчет, - это различная склонность к восприятию информации, характерная для разных людей. В этом отношении типично выделяют визуалов, кинестетиков и аудиалов.

      (vi)              Правила реализации плана коммуникаций

В табл. 16.1 описаны ключевые аспекты, которые необходимо контролировать, реализуя проектные коммуникации.

Таблица 16.1. Контрольный список по реализации коммуникаций

16.2.    Планирование обучения пользователей

Определение ролей

Согласно Галоппену [5], исходной точкой планирования любой деятельности по обучению является определение целевой аудитории, которое представляет собой присвоение организационных ролей будущим пользователям системы. В соответствии с лучшими практиками принято формировать организационные роли, беря за основу профиль безопасности внедряемой системы. Таким образом, роль является по сути ограниченным набором транзакций в системе. Чаще всего роли формируются не раньше, чем за 2-3 месяца до начала продуктивной эксплуатации, хотя имеет смысл делать это несколько позже - и если обеспечена достаточная степень детализации моделирования проектируемых процессов, то это можно как раз сделать на стадии проектирования.

Примеры типовых ролей, реализуемых в ERP-системах:

• производственный оператор;
• ответственный за поступление материалов;
• бухгалтер по основным средствам;
• кредитный аналитик и т.п.

Определение ролей конкретных лиц

На основе информации о текущей организационно-штатной структуре, плановом ее состоянии, проектируемых бизнес-процессах и текущей квалификации сотрудников происходит присвоение каждому сотруднику конкретной роли. Присвоение производится путем организации фокус-групп, интерактивных опросов через интранет или электронную почту. Далее происходит формальное подтверждение произведенного распределения.

Определение курсов

Обучающий курс на проекте внедрения ИС представляет собой комбинацию объектов обучения, которые хранятся в качестве взаимозаменяемых и дополняемых модулей в репозитории данных. Такой подход значительно повышает гибкость программы обучения и позволяет повторно использовать отдельные фрагменты (модули) в различных курсах (см. рис. 16.1).

Рис. 16.1. Объекты обучения (адаптировано из [5])

Хотя строгих правил формирования курса не существует, но рекомендуется придерживаться следующего порядка: курс (точнее его ролевая часть) должен соответствовать процессу, а объект обучения - подпроцессу.

Примеры типовых курсов:

• исходящие поставки;
• управление инвестициями;
• управление материально-техническим обеспечением - и т.п.

Соотнесение обучающих курсов и ролей

Зачастую в ИТ-проектах при планировании обучения происходит непосредственное "связывание" конкретных пользователей с курсами. Такой подход может привести к тому, что некоторые аспекты компетенции, которыми должен обладать пользователь, оказываются неучтенными. Использование концепции ролей, выступающих гибким связующим между пользователем и курсом, позволяет не только произвести более глубокий анализ потребностей в обучении и четко идентифицировать необходимые объекты обучения для существующих ролей, но и разработать курс для сотрудников с принципиально новыми ролями. Результатом выполнения этого шага планирования обучения должен стать список, связывающий конкретных пользователей с курсами посредством их ролей.

Очевидно, что пользователь может иметь более одной роли, и это подразумевает необходимость обучения данного пользователя более чем на одном курсе.

Определение продолжительности курсов

После того, как будет произведено соотнесение курсов и ролей, необходимо точно определить продолжительность обучения. Продолжительность курса характеризует количество времени, на которое сотрудник будет отстранен от выполнения своих стандартных обязанностей для прохождения обучения. Необходимо быть готовым, что определение продолжительности потребует не один раунд переговоров с руководителями среднего звена.

Для планирования продолжительности аудиторных курсов чаще всего используют дискретность, равную половине рабочего дня (4 часа). При планировании обучения надо, кроме всего прочего, отвести время на подготовку материала (особенно, если курс будет уникальным). В зависимости от качества курса коэффициент продолжительности курса в днях по отношению ко времени подготовки курса будет варьироваться в пределах от 1 к 8 до 1 к 13. [5].

Определение и планирование учебных сеансов

Имея информацию об общей продолжительности курсов, необходимо произвести определение сессий обучения и назначить даты их проведения. Результатом выполнения этого шага являются сформированные комбинации курсов, слушателей и установленной даты проведения курсов. Благодаря использованию понятия "пользовательская роль" и произведенному соотношению курсов и ролей можно точно определить количество слушателей, которым предстоит посетить определенный курс.

Таким образом, процесс планирования обучения, реализуемый на этапе проектирования, схематично может быть представлен (см. рис. 16.2).

Рис. Об этом говорит сайт https://intellect.icu . 16.2. Планирование обучения пользователей (адаптировано [5])

16.3.    Управление расписанием проекта

При составлении расписания могут возникнуть ситуации, когда дата окончания проекта по расписанию будет более поздней, чем дата завершения проекта, утвержденная заказчиком, или, наоборот, более ранней; еще чаще такая ситуация встречается на этапе исполнения проекта или когда происходит детальное планирование очередной фазы (метод набегающей волны). Один из наиболее эффективных способов произвести оптимальное сокращение плановой длительности проекта - это использовать метод сжатия расписания. Сжатие расписания укорачивает расписание проекта без изменения содержания проекта, с сохранением ограничения на сроки, требуемые даты или иные цели, указанные в базовом расписании проекта. Методы сжатия расписания: сжатие и быстрый проход.

При методе сжатия выполняется анализ компромиссов стоимости и сроков для определения возможности максимально сжать сроки при минимальных дополнительных затратах. Сжатие не всегда позволяет получить приемлемое решение и может привести к увеличению стоимости проекта. Быстрый проход - частный случай сжатия расписания. При быстром проходе операции, обычно выполняемые последовательно, проводятся с некоторым перекрытием или параллельно. Быстрый проход может привести к доработкам и возрастанию риска.

Многие из собственной практики знают, что сокращение одних операций является более дорогостоящим, чем сокращение других.

Чтобы определить, сокращение каких операций обойдется дешевле, производят вычисление крутизны "стоимость/время", характеризующей стоимость сокращения длительности операции на один день. Для вычисления крутизны каждой операции используют следующую формулу:

Формула 4 Расчет крутизны стоимость/время

Крутизна стоимость/время = (сжатая стоимость - нормальная стоимость)/(нормальная длительность - сжатая длительность).

Расчет крутизны позволяет определить операцию, сжатие которой будет иметь наименьшую стоимость. Следует также отметить, что сжатию подлежат только операции, которые лежат на критическом пути. Сжатие некритических операций увеличивает общую стоимость проекта без сокращения расписания. Таким образом, процесс сокращения сроков выполнения проекта необходимо начинать с операций критического пути, сжатие которых имеет наименьшую стоимость.

Существует пять золотых правил сжатия расписания.

1.                     Сжимать только операции, лежащие на критическом пути.

2.                     Сжимать на одну временную единицу расписания за один шаг (например, на один день за один шаг).

3.                     Когда существует несколько критических путей, сжимать их все одновременно.

4.                     Сначала сжимать те операции критического пути, которые имеют наименьшую стоимость сжатия (наименьшую крутизну стоимость / время).

5.                     Не сжимать некритические операции.

   (vii)                                      Пример выполнения сжатия расписания

Проект находится на стадии планирования, его исполнение еще не началось. Компания "Big&Co", как сторона, ответственная за планирование и исполнение работ, представила расписание проектных работ на одобрение руководству компании-заказчика "ClientCompany". Руководство "ClientCompany" потребовало сократить сроки проекта на три дня. В табл. 16.2 определены перечень операций, последовательность их выполнения, длительность; на основе этой информации необходимо произвести сжатие расписания проекта с ориентацией на оптимальную стоимость.

Последовательность действий, которую необходимо предпринять для решения задачи, сводится к следующей совокупности шагов.

Таблица 16.2. Последовательность и продолжительность проектных работ

Определение критического пути проекта.

1.            Более подробно об определении критического пути см. раздел "Разработка расписания проекта". Еще раз обращаем внимания читателя на производную природу раннего финиша и позднего старта, которые могут быть автоматически рассчитаны в MS Excel путем тривиальной подстановки формул (см. Формула 1, Формула 2) и растягивания их на весь диапазон операций проекта (в качестве примера см. табл. 16.3).

2.            Расчет крутизны "стоимость/время" для операций, находящихся на критическом пути.

3.            Идентификация операции на критическом пути, имеющей наименьшую стоимость сжатия.

Таблица 16.3. Результаты расчета критического пути

4.            Сокращение идентифицированной операции на один день и повторный расчет критического пути с учетом новой продолжительности выделенной операции.

См. результат в табл. 16.4.

Таблица 16.4. Значение крутизны, новой стоимости и критического пути проекта

5.  Анализ нового критического пути [в данном примере] показал, что операция, которая подлежала сжатию, теперь не лежит на критическом пути, и для сокращения расписания должна быть выбрана операция №8, лежащая на критическом пути и имеющая минимальную стоимость сжатия.

6.  Далее следует повторить действия 1-5, что приведет к сокращению сроков еще на один день.

7.  Расчет по данной схеме продолжается до тех пор, пока сроки выполнения не будут сокращены на заданное количество дней.

 (viii)          Результаты процесса управления расписанием

Данные для модели расписания (обновления). Одобренные изменения информации о расписании приводят к построению новых сетевых диаграмм расписания проекта. В некоторых случаях отставания расписания проекта бывают столь серьезными, что делают необходимой разработку нового расписания с пересмотренными директивными датами начала и завершения проекта.

Базовый план расписания (обновления). Корректировка базового плана расписания может быть произведена в результате одобренных изменений. Перед созданием нового базового плана расписания во избежание потери исторических данных сохраняются исходные базовый план расписания и модель расписания.

Измерения эффективности - значения отклонения по срокам и индекса выполнения сроков, рассчитанные для отдельных элементов ИСР; документально фиксируются и сообщаются участникам проекта.

Запрошенные изменения в базовом плане проекта могут быть вызваны анализом отклонений по срокам, проверкой отчетов об исполнении, результатами измерения эффективности и изменений в модели расписания проекта. Запрошенные изменения обрабатываются для рассмотрения и утверждения в рамках процесса общего управления изменениями.

Рекомендуемые корректирующие действия - это любые действия, осуществляемые для приведения ожидаемого будущего исполнения расписания проекта в соответствие с одобренным базовым расписанием. Корректирующие действия часто требуют предварительного анализа первопричины отклонений для выявления плановых операций, которые на самом деле вызывают отклонение.

Активы организационного процесса (обновления) - накопленные знания о причинах возникновения отклонений, обоснованиях выбранных корректирующих действий и другие типы накопленных знаний.

• Список операций (обновления).
• Параметры операций (обновления).
• План управления проектом (обновления).

В общем, мой друг ты одолел чтение этой статьи об планирование обучения пользователей іт-проекта. Работы впереди у тебя будет много. Смело пиши комментарии, развивайся и счастье окажется в твоих руках. Надеюсь, что теперь ты понял что такое планирование обучения пользователей іт-проекта и для чего все это нужно, а если не понял, или есть замечания, то не стесняйся, пиши или спрашивай в комментариях, с удовольствием отвечу. Для того чтобы глубже понять настоятельно рекомендую изучить всю информацию из категории Управление разработкой программных IT проектов