Инициация проекта 3. Первые шаги по созданию проекта

Привет, сегодня поговорим про инициация проекта первые шаги по созданию проекта, обещаю рассказать все что знаю. Для того чтобы лучше понимать что такое инициация проекта первые шаги по созданию проекта , настоятельно рекомендую прочитать все из категории Управление разработкой программных IT проектов.

3.1.          Адаптация модели жизненного цикла проекта

В данном учебном пособии по управлению ИТ-проектами в качестве концептуальной основы используется модель жизненного цикла информационных систем (ЖЦ ИС), описанная в стандарте ГОСТ Р ИСО/МЭК 15288. В соответствии с данным стандартом запуск каждого нового проекта подразумевает создание (или адаптацию уже имеющейся) модели ЖЦ, состоящей из стадий.

Процесс создания (или адаптации уже имеющейся) модели ЖЦ начинается с определения целей и результатов каждой из стадий, образующих структуру работ для детализированного моделирования процессов реализации ИТ. [10]

Исходя из допущений базового стандарта, а также типовых этапов ЖЦ ИТ и принятой последовательности их реализации, авторами предлагается следующая модель ЖЦ ИТ, определяющая последовательность изложения материала в книге.

1.     Планирование проекта

2.     Проектирование

3.     Разработка и внедрение

4.     Эксплуатация и поддержка

5.     Утилизация и обновление

В таблице ниже представлены цели каждой из выделенных стадий ЖЦ (см. табл. 3.1).

Приведенные этапы есть стадии жизненного цикла информационной системы и не тождественны жизненному циклу проекта. Жизненный цикл продукта отражает, что нужно сделать для создания, эксплуатации, поддержки и утилизации данного продукта, а жизненный цикл проекта - как нужно организовывать и управлять работой. Фаза ЖЦ продукта может включать в себя все этапы ЖЦ проекта (см. рис. 3.1 (а, б)), и, в соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО/МЭК 15288 [10], предусматривает наличие этапов планирования, оценки и контроля, а также процесса принятия решения - шлюза (см. рис. 3.1. (а)), через который происходит переход на следующий этап ЖЦ ИС и который является точкой мониторинга качества и точкой принятия решения о целесообразности продолжения проекта [10]. Необходимо отметить, что планирование, оценка и контроль характерны для любого цикла управления (например, цикл Деминга). Таким образом, использование их, в том числе на этапе "Эксплуатация иподдержка", носящем выраженный операционный (не проектный) характер, вполне обосновано.

Таблица 3.1. Цели этапов жизненного цикла информационной системы

Рассмотрение каждой стадии ЖЦ ИТ в качестве отдельного проекта позволяет (по сути, делает единственно возможным) применять метод планирования по принципу набегающей волны, который значительно понижает рискованность проекта и повышает шансы на успех [9].

Рис. 3.1. (а,б) Примеры соотношения жизненного цикла информационной системы и жизненного цикла проекта

В то же время процессы, выполняемые в рамках одной стадии ЖЦ ИТ, могут иметь взаимосвязи как в рамках данной стадии, так и с процессами других стадий. Очевидно, что для успешного достижения целей проекта необходимо не только управлять каждым процессом в отдельности, но и обеспечить комплексный подход к управлению с учетом взаимосвязей, взаимозависимостей как отдельных процессов, так и групп процессов.

С целью структурирования процессы управления проектом принято делить на области знаний. Ниже перечислены области знаний, составляющие процессы проектного управления. Предложенный перечень сформирован на основе рекомендаций лучших мировых практик и содержится в стандарте управления проектами [1,10, 23].

Управление интеграцией

Управление содержанием

Управление сроками

Управление стоимостью

Управление качеством

Управление рисками

Управление человеческими ресурсами

Управление коммуникациями

Управление конфигурацией

Описание содержания каждой из перечисленных выше областей знаний и соответствующих им процессов приводится в табл. 3.2.

Таблица 3.2. Области знаний проектного управления

Каждый из этапов ЖЦ ИТ и ЖЦ проекта предусматривает совокупность задач.

В рамках конкретных проектов предложенные этапы ЖЦ ИТ, а также и отдельно взятые процессы ЖЦ ИТ могут быть индивидуально отобраны, идентифицированы и, при необходимости, модифицированы для достижения измененных целей и результатов соответствующих стадий.

Сделанные изменения должны быть задокументированы. Общие требования к процедуре модификации таковы: любой новый процесс жизненного цикла определяется и документируется в терминах его назначения, целей и результатов. Ответственным за такого рода модификации является, как правило, руководитель соответствующего проекта. В то же время утверждение адаптированной, сокращенной или дополненной модели ЖЦ ИС обычно производит офис управления проектами или иная организационная единица, в круг обязанностей которой входит поддержание целостности и актуальности корпоративной методологии управления проектами [8].

Приведенная процедура и шаблон документирования модификации ЖЦ ИТ являются одним из возможных вариантов оформления соответствующих действий над ЖЦ ИТ.

3.2.         Процедура адаптации модели ЖЦ ИС

При адаптации модели ЖЦ ИТ в интересах организации или проекта в соответствии с применяемыми политикой и процедурами должны выполняться следующие действия.

1.     Руководителем проекта (РП) определяются и документируются обстоятельства, воздействующие на адаптацию. Эти воздействия включают (но не ограничиваются) перечисленное ниже:

o       стабильность и разнообразие среды функционирования;

o       коммерческие или эксплуатационные риски, касающиеся заинтересованных сторон;

o       новизну, размеры и сложность;

o       дату начала и продолжительность применения;

o       вопросы целостности, такие как безопасность, защищенность, секретность, удобство применения,

o       доступность;

o       вновь возникающие технологические возможности;

o       бюджетный профиль и доступные организационные ресурсы;

o       готовность предоставления услуг обеспечивающими системами.

2.     При наличии свойств, критичных по отношению к системе, руководитель проекта должен учесть структуры ЖЦ, которые рекомендованы или установлены в качестве обязательных стандартами, соответствующими области критичности.

3.     Далее руководитель проекта собирает входные данные от следующих заинтересованных сторон проекта:

o       правообладатели системы;

o       заинтересованные стороны соглашения, заключенного организацией;

o       стороны, вносящие вклад в организационные функции.

4.     Руководитель проекта определяет новую (модифицированную) модель жизненного цикла системы в терминах стадий, их назначения, целей и результатов, которые достигаются вследствие применения процессов жизненного цикла в пределах каждой стадии.

5.     Проектный офис принимает решение об адаптации базовой модели.

6.     Модификация ЖЦ ИС приобретает локальный (для одного проекта и для одной (под)системы) или общекорпоративный характер по решению проектного офиса, по результатам апробации предложенной РП модификации.

Таблица 3.3. Шаблон адаптации модели жизненного цикла информационной системы

3.3.         Разработка технико-экономического обоснования

Традиционно основной целью подготовки технико-экономического обоснования ( ТЭО ) ИТ-проекта является получение финансирования на реализацию соответствующей инициативы. Кроме того, корректно составленное ТЭО может решать следующие задачи:

• приоритизация проектов в условиях ограниченных финансовых, человеческих и прочих ресурсов;
• определение совокупности организационно-технологических мероприятий по обеспечению заявленных бизнес-выгод от реализации проекта;
• обеспечение заинтересованности руководителей бизнес-подразделений в проекте;
• формирование основы для оценки соответствия результатов проекта и первоначальных планов.

Согласно последним исследованиям 75% компаний ставит именно такие цели при подготовке ТЭО, в то же время всего лишь 40% из них считают, что используемые ими методы позволяют получить корректную оценку эффективности внедряемого ИТ-решения [7].

Помимо обозначенных задач ТЭО может обеспечивать входную информацию для устава проекта, рассматриваемый в данной книге как ключевой документ интегрированного управления проектом. Для того чтобы ТЭО обеспечивал качественную информацию, рекомендуется следующим образом структурировать идентифицированные бизнес-выгоды ИТ-проекта (см. табл. 3.4.).

В соответствии с предлагаемым подходом [7] бизнес-выгоды можно классифицировать по двум факторам: (1) характеру воздействия на бизнес и (2) степени определенности. Таким образом, каждая выгода по проекту размещается "на пересечении" соответствующих значений двух обозначенных факторов.

Использование матрицы структурирования выгод начинается с определения характера воздействия на бизнес каждой из них. Определены три типа воздействия.

1.     Создание новых возможностей: функциональность информационной системы, ранее не доступная компании, ее контрагентам или иным заинтересованным сторонам.

2.     Повышение эффективности операций:функциональность новой информационной системы позволяет выполнять существовавшие до нее операции гораздо более эффективно.

3.     Отказ от операций: информационная система позволяет отказаться от выполнения операций, утративших свою актуальность для бизнеса компании в связи с изменением бизнес-процессов.

Таблица 3.4. Матрица структурирования выгод ИТ-проекта (7])

После определения характера воздействия необходимо классифицировать каждую бизнес-выгоду по степени определенности (от менее определенных к более определенным): наблюдаемые (качественные), измеримые, количественные, финансовые.

1.     Качественные: выгоды, которые могут быть зафиксированы на уровне экспертного мнения или суждения. В то время как данный тип выгод вполне допустим, необходимо всегда предупреждать ситуацию, когда без четкого значения выгоды на этапе планирования очень сложно определить степень ее реализации на момент принятия результатов проекта. В связи с этим рекомендуется разрабатывать четкие критерии реализации качественных выгод в самом начале проекта и, по возможности, собирать дополнительную информацию для "переноса" качественных выгод в более объективные категории.

2.     Измеримые:выгоды данного типа поддаются измерению. В распоряжении аналитика есть инструменты и техники, например, ключевые показатели эффективности, позволяющие измерить их значение до внедрения. Для данного типа бизнес-выгод характерна невозможность оценить значение соответствующего показателя после внедрения.

3.     Количественные:аналогично измеримым, количественные выгоды характеризуются наличием показателей, позволяющих измерить их значение до выполнения проекта. Но, в отличие от измеримых, значение показателей количественных бизнес-выгод на момент окончания проекта можно оценить с высокой степенью точности.

4.     Финансовые:это тип бизнес-выгод, которые могут быть выражены в терминах финансовых показателей. Отнесение бизнес-выгоды к данной категории должно производиться только в том случае, если в распоряжении аналитика имеется достаточно достоверная информация о финансовой оценке соответствующих показателей. Очевидно, финансовые выгоды есть результат "обогащения" количественных бизнес-выгод финансовыми данными. Агрегированные финансовые выгоды проекта образуют базу для построения финансовой модели проекта (ROI-модель) и расчета инвестиционных показателей: NPV, IRR, периода окупаемости.

Выбор той или иной категории для конкретной бизнес-выгоды производится на основе доступной информации о ней до момента реализации инвестиций. Каждая бизнес-выгода на момент ее идентификации относится к наименее определенной категории - наблюдаемая. По ходу анализа необходимо максимальное количество бизнес-выгод перенести в финансовую категорию для построения экономической модели окупаемости проекта, кроме доходной части, в которой должна быть отражена и расходная. В качестве инструмента оценки стоимости проекта и системы авторы рекомендуют использовать модель совокупной стоимости владения системы (TCO), рассмотрение которой будет произведено в разделе, посвященном управлению стоимостью проекта.

3.4.         Формирование бизнес-цели проекта

Бизнес-цель - это описание фактора, побуждающего к выполнению проекта. Ее формирование производится на стратегическом уровне, то есть бизнес-цель выступает в качестве связующего звена между глобальными задачами, стоящими перед организациями, и планируемым к реализации проектом. При отходе от стратегического видения происходит смещение бизнес-цели в сторону тактических и даже операционных задач, на уровне которых целью проекта видится "просто выдать продукт", а не достичь какой-либо тактической цели, поддерживающей стратегические цели организации. Этого нельзя допускать: бизнес-цель проекта должна всегда носить тактический или стратегический характер, но в то же время быть предельно точной и ясной (очень редко удается применить широко известный метод SMART к построению бизнес-цели проекта ).

Так, например, бизнес-целью проекта по приобретению и установке нового производственного оборудования является не покупка и установка оборудования, а устранение узкого места в производственном процессе и обеспечение надлежащих объемов выпуска, гарантирующих удовлетворение спроса и завоевание определенной доли рынка. Аналогично, проект внедрения информационной системы имеет своей бизнес-целью не разворачивание технических средств, а создание информационно-технологического фундамента для поддержки принятия руководством компании своевременных управленческих решений, направленных на обеспечение ее развития и роста.

Бизнес-цель должна быть достаточно веской, чтобы организация решилась перейти к разработке устава проекта, документа, в соответствии с лучшими практиками инициирующего выполнение проекта. В качестве инструмента, позволяющего определить необходимость реализации проекта, может быть использовано ТЭО, или бизнес-кейс, проекта.

В общем, мой друг ты одолел чтение этой статьи об инициация проекта первые шаги по созданию проекта. Работы впереди у тебя будет много. Смело пиши комментарии, развивайся и счастье окажется в твоих руках. Надеюсь, что теперь ты понял что такое инициация проекта первые шаги по созданию проекта и для чего все это нужно, а если не понял, или есть замечания, то не стесняйся, пиши или спрашивай в комментариях, с удовольствием отвечу. Для того чтобы глубже понять настоятельно рекомендую изучить всю информацию из категории Управление разработкой программных IT проектов

Ответы на вопросы для самопроверки пишите в комментариях, мы проверим, или же задавайте свой вопрос по данной теме.