Лекция
офис-менеджер — это специалист, отвечающий за организацию и поддержание бесперебойной работы офиса. Он координирует административные процессы, обеспечивает сотрудников необходимыми ресурсами, взаимодействует с поставщиками, ведет документацию и часто выполняет функции секретаря, делопроизводителя и помощника руководителя2.
В зависимости от выполняемых обязанностей – главный администратор офиса, референт, помощник руководителя.
В зависимости от структуры компании и объема задач, выделяют несколько типов:
Административный офис-менеджер — занимается документооборотом, расписаниями, внутренними регламентами.
Хозяйственный офис-менеджер — отвечает за закупки, снабжение, контроль состояния техники и помещений.
Коммуникационный офис-менеджер — ведет прием звонков, встречу гостей, организацию мероприятий.
Универсальный офис-менеджер — совмещает все вышеперечисленные функции, особенно в малых и средних компаниях.
В основные обязанности офис-менеджера входит планирование и координирование деятельности офисных служб, обеспечение выполнения корпоративных правил и норм, планирование и ввод в действие методов, обеспечивающих эффективный процесс работы, анализ и оценка работы систем административной поддержки, методики работы, проведение необходимых закупок материалов для работы в офисе, а также офисного оборудования и контроль за их получением и доставкой, проведение специальных исследований для определения сравнительной стоимости использования различного офисного оборудования, выдача необходимых заявок на покупку, а также заключение договоров на обслуживание офисного оборудования, управление обслуживанием и перепланировкой офиса, а также организацией рабочих мест в офисе, выполнение обычных управленческих обязанностей, включающих планирование, оценку, организацию, интегрирование и контроль. Часто в полномочия офис-менеджера помимо кадрового делопроизводства и организационной работы входит распределение рабочего времени сотрудников.
Официальных медицинских ограничений нет, но желательны:
Здоровое зрение (работа за компьютером).
Отсутствие хронических заболеваний, мешающих концентрации.
Хорошая переносимость сидячей работы и редких стрессовых ситуаций.
Для успешной работы офис-менеджеру необходимы:
Стрессоустойчивость — умение сохранять спокойствие в условиях многозадачности.
Коммуникабельность — постоянное взаимодействие с коллегами, поставщиками, клиентами.
Организованность и пунктуальность — управление временем и ресурсами.
Гибкость мышления — быстрое реагирование на нестандартные ситуации.
Ответственность и инициативность — самостоятельное принятие решений без постоянного контроля.
Базовое образование: среднее специальное или высшее (экономика, менеджмент, делопроизводство).
Дополнительные курсы: деловой этикет, документооборот, управление временем, MS Office, CRM-системы.
Языки: знание английского или другого иностранного языка приветствуется, особенно в международных компаниях.
Опыт: часто достаточно 1–2 лет административной работы.
| Страна | Средняя зарплата/мес |
|---|---|
| США | $3,200–4,500 |
| Китай | $1,000–1,800 |
| Россия | $600–900 |
| Украина | $500–650 |
| Индия | $400–700 |
| ЮАР | $1,200–1,800 |
| Египет | $300–500 |
| Израиль | $2,000–3,000 |
Цифры ориентировочные и зависят от региона, компании и уровня ответственности.
Хотя профессия не считается вредной, возможны:
Остеохондроз, боли в спине — из-за сидячей работы.
Синдром сухого глаза — при длительной работе за компьютером.
Психоэмоциональное выгорание — при высокой нагрузке и недостатке признания.
Карпальный туннельный синдром — при постоянной работе с клавиатурой и мышью.
Секретарь
Делопроизводитель
Администратор офиса
Помощник руководителя
Менеджер по персоналу
Координатор проектов
Ресепшионист
Хозяйственный менеджер
Комментарии
Оставить комментарий
Профессии и специальности
Термины: Профессии и специальности