Лекция
Система управления документами ( СУД ) обычно представляет собой компьютеризированную систему, используемую для хранения, обмена, отслеживания и управления файлами или документами. Некоторые системы включают отслеживание истории, где ведется журнал различных версий, созданных и измененных разными пользователями. Этот термин частично совпадает с понятиями систем управления контентом . Система часто рассматривается как компонент систем управления корпоративным контентом (ECM) и связана с управлением цифровыми активами , визуализацией документов , системами документооборота и системами управления записями .
В то время как многие системы электронного документооборота хранят документы в их собственном формате ( Microsoft Word или Excel , PDF ), некоторые веб- системы управления документами начинают хранить контент в формате HTML . Эти системы управления документами на основе HTML могут выступать в качестве систем публикации или систем управления политиками. [ 1 ] Контент извлекается либо с помощью браузерных редакторов, либо путем импорта и преобразования контента, отличного от HTML. Хранение документов в формате HTML упрощает полнотекстовый рабочий процесс, поскольку большинство поисковых систем работают с HTML изначально. Для извлечения текста из собственного формата требуется система управления документами без формата хранения HTML, что немного усложняет полнотекстовый рабочий процесс поиска.
Возможности поиска, включая булевы запросы , кластерный анализ и стемминг стали важнейшими компонентами систем управления документами, поскольку пользователи привыкли к поиску в Интернете и тратят меньше времени на организацию своего контента.
схема эволюции Системы управления документами (СУД): от бумажных архивов и локальных файлов к облачным хранилищам и ИИ-обработке.
Системы управления документами обычно обеспечивают хранение, управление версиями, работу с метаданными, безопасность, а также индексацию и поиск. Ниже приведено описание этих компонентов:
| Тема | Описание |
|---|---|
| Метаданные | Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные могут, например, включать дату сохранения документа и идентификационные данные пользователя, сохраняющего его. Система управления документами (DMS) также может автоматически извлекать метаданные из документа или предлагать пользователю добавить метаданные. Некоторые системы также используют оптическое распознавание символов на отсканированных изображениях или выполняют извлечение текста из электронных документов. Полученный извлеченный текст может быть использован для помощи пользователям в поиске документов путем определения вероятных ключевых слов или предоставления возможности полнотекстового поиска, или может использоваться сам по себе. Извлеченный текст также может храниться как компонент метаданных, храниться вместе с документом или отдельно от документа в качестве источника для поиска в коллекциях документов. |
| Интеграция | Многие системы управления документами пытаются предоставить функциональность управления документами непосредственно другим приложениям, чтобы пользователи могли извлекать существующие документы непосредственно из репозитория системы управления документами, вносить изменения и сохранять измененный документ обратно в репозиторий как новую версию, не выходя из приложения. Такая интеграция широко доступна для различных программных инструментов, таких как системы управления рабочими процессами и системы управления контентом , как правило, через интерфейс прикладного программирования (API) с использованием открытых стандартов, таких как ODMA , LDAP , WebDAV и SOAP или веб-сервисы RESTful . |
| Захватывать | Захват в первую очередь включает в себя прием и обработку изображений бумажных документов со сканеров или многофункциональных принтеров . Для преобразования цифровых изображений в машиночитаемый текст часто используется программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR), интегрированное в оборудование или отдельное. Программное обеспечение оптического распознавания меток (OMR) иногда используется для извлечения значений флажков или пузырьков. Захват также может включать прием электронных документов и других компьютерных файлов. |
| Проверка данных | Правила проверки данных могут проверять документы на наличие ошибок, отсутствующих подписей, опечаток в именах и других проблем, предлагая варианты исправления в режиме реального времени перед импортом данных в систему управления документами. В рамках проверки данных может также применяться дополнительная обработка, например, гармонизация и изменение формата данных. |
| Индексация | Индексирование отслеживает электронные документы. Индексирование может быть простым, например, отслеживанием уникальных идентификаторов документов, но часто оно принимает более сложную форму, обеспечивая классификацию по метаданным документов или даже по индексам слов, извлекаемым из их содержимого. Индексирование существует главным образом для поддержки поиска и извлечения информации. Одним из критически важных аспектов быстрого поиска является создание топологии или схемы индекса. |
| Хранилище | Хранение электронных документов. Хранение документов часто включает в себя управление этими документами: где они хранятся, как долго, перенос документов с одного носителя на другой ( иерархическое управление хранением ) и последующее уничтожение документов. |
| Извлечение | Извлечение электронных документов из хранилища. Хотя идея извлечения конкретного документа проста, извлечение в электронном контексте может быть довольно сложным и мощным. Простое извлечение отдельных документов может поддерживаться путем предоставления пользователю возможности указывать уникальный идентификатор документа и использования системой базового индекса (или неиндексированного запроса к ее хранилищу данных) для извлечения документа. Более гибкий извлечение позволяет пользователю указывать частичные условия поиска, включающие идентификатор документа и/или части ожидаемых метаданных. Обычно это возвращает список документов, которые соответствуют поисковым запросам пользователя. Некоторые системы предоставляют возможность указать логическое выражение, содержащее несколько ключевых слов или примеров фраз, которые, как ожидается, будут присутствовать в содержимом документов. Извлечение для такого типа запросов может поддерживаться ранее созданными индексами или может выполнять более трудоемкий поиск по содержимому документов для возврата списка потенциально релевантных документов. Вау!! 😲 Ты еще не читал? Это зря! Извлечение документов . |
| Распределение | Документ, готовый к распространению, должен быть в формате, который невозможно легко изменить. Оригинальная мастер-копия документа обычно никогда не используется для распространения; чаще используется электронная ссылка на сам документ. Если документ должен распространяться в электронном виде в рамках нормативно-правовой среды, необходимо соблюдать дополнительные критерии, включая гарантии прослеживаемости и управления версиями, даже в других системах. Этот подход применим к обеим системам, в которых предполагается обмен документом, если целостность документа имеет решающее значение. |
| Безопасность | Безопасность документов жизненно важна во многих приложениях по управлению документами. Требования к соблюдению определенных требований к документам могут быть довольно сложными в зависимости от их типа. Например, в Соединенных Штатах такие стандарты, как ISO 9001 и ISO 13485 , а также правила Управления по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США , определяют, как должен осуществляться процесс контроля документов. Системы управления документами могут иметь модуль управления правами, который позволяет администратору предоставлять доступ к документам в зависимости от их типа только определенным лицам или группам лиц. Маркировка документов во время печати или создания PDF-файла является важным элементом, предотвращающим изменение или непреднамеренное использование. |
| Рабочий процесс | Workflow — сложный процесс, и некоторые системы управления документами либо имеют встроенный модуль workflow , либо могут интегрироваться с инструментами управления workflow. Существуют различные типы workflow. Использование зависит от среды, к которой применяется система электронного управления документами (EDMS). Ручной workflow требует, чтобы пользователь просматривал документ и решал, кому его отправить. Workflow на основе правил позволяет администратору создать правило, которое определяет поток документа через организацию: например, счет-фактура проходит процесс утверждения, а затем направляется в отдел по работе с кредиторами. Динамические правила позволяют создавать филиалы в процессе workflow. Простым примером может быть ввод суммы счета, и если сумма меньше определенной установленной суммы, он следует по разным маршрутам через организацию. Расширенные механизмы workflow могут управлять содержимым или сигнализировать внешним процессам, пока действуют эти правила. |
| Сотрудничество | Совместная работа должна быть неотъемлемой частью системы управления документами (EDMS). В своей базовой форме система управления документами для совместной работы должна позволять авторизованному пользователю извлекать документы и работать с ними. Доступ для других пользователей должен быть заблокирован во время работы с документом. Другие расширенные формы совместной работы работают в режиме реального времени, позволяя нескольким пользователям просматривать и изменять (или размечать) документы одновременно. Результирующий документ является полным и включает все дополнения, внесенные пользователями. Совместная работа в системах управления документами означает, что различные пометки, сделанные каждым пользователем во время сеанса совместной работы, регистрируются, что позволяет отслеживать историю документа. |
| Версионирование | Версионирование — это процесс, посредством которого документы заносятся в систему управления документами или извлекаются из нее, позволяя пользователям получать доступ к предыдущим версиям и продолжать работу с выбранной точки. Версионирование полезно для документов, которые со временем меняются и требуют обновления, но может потребоваться вернуться к предыдущей копии или сослаться на нее. |
| Идет поиск | Поиск позволяет находить документы и папки, используя атрибуты шаблонов или полнотекстовый поиск . Поиск документов можно осуществлять по различным атрибутам и содержимому документа. |
| Федеративный поиск | Это относится к возможности расширения возможностей поиска для получения результатов из нескольких источников или из нескольких систем управления документами в пределах предприятия. |
| Издательский | Публикация документа включает в себя процедуры корректуры , рецензирования коллегами или общественностью, авторизации, печати и утверждения и т.д. Эти этапы гарантируют осмотрительность и логическое мышление . Любое неосторожное обращение может привести к неточности документа и, следовательно, ввести в заблуждение или расстроить его пользователей и читателей. В регулируемых законом отраслях некоторые процедуры должны быть выполнены, что подтверждается соответствующими подписями и датой(-ами) подписания документа. Для получения дополнительной информации см . разделы ISO ICS 01.140.40 и 35.240.30.
Опубликованный документ должен быть в формате, который нелегко изменить без специальных знаний или инструментов, но при этом он должен быть доступен только для чтения или переносимым. |
| Печатное воспроизведение | Воспроизведение документов/изображений часто необходимо в системе управления документами, поэтому следует учитывать поддерживаемые ею устройства вывода и возможности воспроизведения. |
Многие отраслевые ассоциации публикуют собственные списки стандартов управления документацией, используемых в их областях. Ниже приведен список некоторых соответствующих документов ISO. Разделы ICS 01.140.10 и 01.140.20. ISO также опубликовала ряд стандартов, касающихся технической документации , охватываемых разделом 01.110. [ 21 ]
Правительственные постановления обычно требуют, чтобы компании, работающие в определенных отраслях, контролировали свои документы. Контролер документов несет ответственность за строгий контроль этих документов. К этим отраслям относятся бухгалтерский учет (например: 8-я Директива ЕС , Закон Сарбейнса-Оксли ), безопасность пищевых продуктов (например , Закон о модернизации безопасности пищевых продуктов в США), ISO (упомянутый выше), производство медицинских приборов ( FDA ), производство крови, человеческих клеток и тканей (FDA), здравоохранение ( JCAHO ) и информационные технологии ( ITIL ). [ 22 ] Некоторые отрасли работают в соответствии с более строгими требованиями к контролю документов из-за типа информации, которую они хранят для обеспечения конфиденциальности, гарантийных обязательств или других строго регулируемых целей. Примерами служат защищенная медицинская информация (PHI), требуемая HIPAA , или документация по строительному проекту, необходимая для гарантийных периодов. План стратегии информационных систем (ISSP) может формировать организационные информационные системы в среднесрочной и долгосрочной перспективе.
Документы, хранящиеся в системе управления документами, такие как процедуры, рабочие инструкции и положения о политике, свидетельствуют о том, что документы находятся под контролем. Несоблюдение этих требований может привести к штрафам, потере бизнеса или ущербу репутации компании.
Контроль документов включает в себя:
Эти требования к контролю документов являются частью расходов организации на обеспечение соответствия требованиям наряду с соответствующими функциями, такими как должность сотрудника по защите данных и внутренний аудит .
Интегрированное управление документами включает в себя технологии , инструменты и методы, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения, доставки и уничтожения документов в рамках предприятия. В данном контексте «документы» – это любой из множества информационных активов, включая изображения, офисные документы, графику и чертежи, а также новые электронные объекты , такие как веб-страницы, электронная почта , мгновенные сообщения и видео.
Бумажные документы уже давно используются для хранения информации . Однако бумага может быть дорогостоящей и, при чрезмерном использовании, расточительной. Программное обеспечение для управления документами — это не просто инструмент, оно позволяет пользователю управлять доступом, отслеживать и редактировать хранящуюся информацию. Программное обеспечение для управления документами — это электронный шкаф, который можно использовать для организации всех бумажных и цифровых файлов. Программное обеспечение помогает компаниям объединять бумажные документы в цифровые файлы и хранить их в едином центре после сканирования и импорта цифровых форматов . Одним из важнейших преимуществ цифрового управления документами является «отказоустойчивая» среда для защиты всех документов и данных. В частности, в тяжелой строительной отрасли программное обеспечение для управления документами позволяет членам команды безопасно просматривать и загружать документы по проектам, которые им поручены, из любого места и в любое время , помогая оптимизировать повседневные операции.
Комментарии
Оставить комментарий
Информатика
Термины: Информатика