8.4. Офисная деятельность в системах организационно-экономического управления

Понятие офиса включает в себя материальный и организационный аспекты, при этом в первом случае имеются в виду помещения и оборудование, а во втором – формы и структура управления. Офис чаще всего представляет собой или самостоятельное учреждение, или может входить в более крупную организационную структуру. Особенность работы офиса состоит в том, что он является источником не только конечных информационных услуг, но и решений, которые ограничивают поведение людей или распределение материальных ресурсов. Основная задача офиса заключается в выработке решений, имеющих ценность для клиента. Кроме того, офис является информационным предприятием, преобразующим информационные ресурсы в информационные продукты.

Процесс использования компьютерной и другой организационной техники в офисе включает в себя несколько стадий: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис состоит из сравнительно небольшого коллектива людей с достаточно широким диапазоном обязанностей. В типовой состав рабочих операций в офисе входит: подготовка материалов, печать, ведение картотек, выверка документов, работа с почтой, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работа за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее четкой формализацией, жестким распределением функций сотрудников. Об этом говорит сайт https://intellect.icu . В таком офисе суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных.

Электронный офис представляет собой реализацию концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности. Основными функциями и средствами электронного офиса являются: обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге; прием документов, их контроль и оформление; дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта; персональная обработка данных; составление документов и их размножение; обмен информацией между базами данных; автоматизация контроля за документоведением; организация электронного документооборота; информационная поддержка принятия решения; участие в совещаниях с использованием средств удаленного доступа; работа с автоматизированными информационными системами и пр. С помощью электронной почты, ПК и компьютерных сетей электронный офис способен расширить диапазон прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их фактического нахождения в одном помещении.

На характер и цель деятельности организации влияет его информационная система, вид производимого и перерабатываемого информационного продукта. Если задача организации состоит в производстве информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важнейшим элементом деятельности является хранение информации, связанной со спецификой деятельности и необходимой для принятия управленческих решений. К таким информационным организациям относятся, например, нотариальные конторы, туристические фирмы, информационные агентства. Для снабженческо-сбытовых контор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию. Основные информационные потребности офисов можно удовлетворить с помощью типовых аппаратно-программных средств, среди которых программные средства текстовой, табличной и графической обработки информации, ПК и средства оперативного размножения документации, электронные коммуникационные средства.