Эффективное управление временем, Законы управления временем

Привет, Вы узнаете о том , что такое управление временем, Разберем основные их виды и особенности использования. Еще будет много подробных примеров и описаний. Для того чтобы лучше понимать что такое управление временем, организация времени, тайм-менеджмент, законы управления временем, методы помидора, закон карлсона, закон фресса, закон паркинсона, закон дугласса, закон ильича, закон паретто, закон альтернативы, закон свободы , настоятельно рекомендую прочитать все из категории Менеджмент.

управление временем , организация времени , тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Структура

В управлении временем можно выделить следующие процессы

• Анализ.
• Моделирование стратегий с учетом проведенного анализа.
• Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).
• Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
• Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
• Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Управление рабочим временем

Рабочее время — время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учета времени нахождения на работе .

Анализ использования рабочего времени

• Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени

К_э = (Ф — Р)/Ф = 1 — Р/Ф,

где Ф — фонд рабочего времени, мин;

Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

• Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников

К_п = П_з/Ф,

где П_з — потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

• Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника

К_п = П_о/Ф,

где П_о — потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

• Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников

К_ол = ОЛ/Ф,

где ОЛ — затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т. п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (К_св), несвойственных ему функций (К_нсв), на выполнение творческих работ (К_т), организационно-административной работы (К_оа) и т. п.

Дефицит рабочего времени[

Дефицит рабочего времени (Хронофаги)— нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т. д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия.

Одним из методов совершенствования управления на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам :

• Отсутствует четкое расписание работы на текущий день;
• Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;
• Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;
• Из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;
• Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;
• Менеджер постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;
• Большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой;
• Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Наиболее характерные причины дефицита времени

• Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;
• Несоответствие работника и занимаемой им должности;
• Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;
• Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);
• Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций);
• Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.

Планирование рабочего времени специалиста

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Об этом говорит сайт https://intellect.icu . Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

1. При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие;
2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;
3. Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
4. Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
5. Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого, недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Методы упорядочивания планов рабочего времени

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:

• Упорядочение заданий;
• Оценка продолжительности действий;
• Резервирование времени (в соотношении 60:40);
• Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;
• Контроль учета выполненного.

Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трех закономерностях:

• Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
• Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
• Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Табл 1. Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа.

Для использования ABC-анализа необходимо следовать следующим правилам:

• составить список всех будущих задач;
• систематизировать их по важности и установить очередность;
• пронумеровать эти задачи;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
• задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
• задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;
• задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1. срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;
2. срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;
3. менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;
4. менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

Оперативное планирование деятельности исполнителей

Из практики известно, что оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25—30 %, сэкономить время менеджера на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии, транспортных проблем и других непредвиденных факторов.

Ежедневное оперативное планирование работы исполнителей менеджер осуществляет путем выдачи им заданий на следующий день. Причем следует одновременно выдавать основные и запасные задания (можно выдавать 2—3 запасных задания). Выданные менеджером исполнителю задания записываются в его рабочую тетрадь. Это позволяет исполнителю в случае невозможности выполнения основного задания немедленно без потери времени перейти к выполнению запасного. При этом экономится его время на переход к другой работе, а менеджер занимается решением своих задач, не теряя время на подготовку и выдачу нового задания. В случае невозможности выполнения основного задания исполнитель обязан немедленно доложить об этом менеджеру. Если это сделать невозможно, исполнитель должен информировать менеджера в конце рабочего дня о выполнении им запасного задания. Эту информацию он может передать лично менеджеру, через секретаря-референта или сделать запись в журнале ведения работ.

Обучение тайм-менеджменту

В настоящее время существует множество школ тайм-менеджмента. Классическое обучение проводится по следующим темам:

• Аудит личной и управленческой эффективности.
• Определение точки отсчета для создания собственного плана.
• Личная миссия как эмоционально мотивирующий фактор.
• Основы стратегического планирования.
• Основы тактического планирования (квартал — месяц — неделя — день).
• Искусство определять приоритеты.
• Анализ достигнутого. Методики совершенствования процесса достижения целей.
• Использование инструмента «MindMapping».
• Основы использования программных продуктов (MS Outlook, MS Project, MyLifeOrganized и др.) для планирования.

Техники управлением времени

• Техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий.
• Техника «Хронометраж».
• Метод Парето (закон 80/20): 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени.
• Самоменеджмент — это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени .
• ABC-анализ.
• Метод «Помидора».
• «Метод помидора» (итал. tecnica del pomodoro) — техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х . Методика предполагает увеличение эффективности работы при меньших временных затратах за счет глубокой концентрации и коротких перерывов. В классической технике отрезки времени — «помидоры» длятся полчаса: 25 минут работы и 5 минут отдыха.

Базовые принципы метода помидора

1. Определитесь с задачами, которые планируете выполнять, расставьте приоритеты (см. матрица Эйзенхауэра)
2. Установите таймер на 20-25 минут.
3. Работайте, ни на что не отвлекаясь, до сигнала таймера
4. Сделайте короткий перерыв (5 минут).
5. После каждого 4-го «помидора» делайте длинный перерыв (15-30 минут).

Инструментарий метода помидора

Создатель метода и другие поощряют низкотехнологичный подход с использованием механического таймера, бумаги и карандаша. Физическое заведение таймера подчеркивает решимость пользователя взяться за задачу, тиканье напоминает, что время идет, а звонок сообщает о перерыве. Поток и внимание ассоциируются с этими физическими стимулами. Тем не менее, существует ряд приложений для работы с методом.

Как бороться с отвлекающими факторами? в методе помидора

Чирилло настаивал на том, что любой отвлекающий фактор можно отложить на 20-25 минут и не рекомендовал ставить таймер на паузу. Если вы не можете ждать, нужно отключить таймер, сделать то, что вам нужно и снова вернуться к работе, запустив таймер с начала.

Для того, чтобы не допускать прокрастинации, не рекомендуется выключать таймер раньше даже после окончания работы над конкретной задачей: следует заняться следующим вопросом или дальнейшим планированием.

Управление свободным временем

Тайм-менеджмент помогает более эффективно использовать не только рабочее время, но и время отдыха. В частности, рекомендуется не брать работу домой, организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени, заранее тщательно планировать свободное время и следовать этим планам, в частности регулярно практиковать эмоциональное (театры, концерты, выставки и т. п.) и физическое (спорт, фитнес) переключения. В американских компаниях, если рядовой сотрудник остается на работе дольше, чем это установлено у него в трудовом договоре, данный факт может послужить причиной увольнения, так как это свидетельствует о том, что сотрудник не успевает сделать свои задачи в свое рабочее время. Использовать для активного отдыха не только выходные, но и как минимум один вечер рабочего дня в неделю, а также использовать в качестве мини-отпуска длинные выходные и праздничные дни. В деловых поездках планировать свободное время (от нескольких часов до двух дней) для осмотра местных достопримечательностей. На время отпуска установить правила использования телефона, электронной почты, интернета и пр. и придерживаться их .

законы управления временем

Научитесь управлять своим временем Определите основные цели и задания Соотнесите результаты выполнения с возможностями осуществления Научитесь говорить Нет Делегируйте свои полномочия Определяйте то, как вы планируете и распределяете свое время Если стресор - большой объем работы, то попробуйте изменить свой имидж трудоголика Концентрируйте внимание на том, что вам нравится делать и сделайте минимальным выполнение тех заданий, что вам не нравятся

Используйте свое время и не позволяйте времени использовать вас Оставляйте свободное время в вашем расписании Научитесь говорить Нет Оформите собственно рабочее место по своему вкусу Пытайтесь не забывать о приятных моментах своей работы Определите время для семейных дел

закон фресса Время имеет конкретный и субъективный размер. Выполнять нужно сначала ту работу, которая нравится, а неприятное отложить на потом

закон паркинсона Чем больше времени дается на выполнение работы, тем более времени съедается. Исходить следует из необходимого времени, а не из желаемого. Ограничивайте себя во времени. Устанавливайте четкие сроки, необходимые для выполнения заданий

закон дугласса Пространство на столе заполняют бумаги. Поиск необходимого съедает время. Освободите рабочее место от лишних бумаг

закон карлсона Любая прерванная, а затем продолженная работа занимает больше времени, чем сделанная без перерыва. Начав работу - максимально заверши ее

закон ильича Чем больше тратится времени на выполнение, тем менее производительной является работа. Работа должна ограничиваться по времени

закон паретто Главная работа занимает меньше времени, а побочная, не такая важная – больше 20% приоритетов обеспечивают каждому 80% успеха. Необходимо отделять главное от вторичного, сохраняя больше времени для основного

закон альтернативы Всегда есть что делать, следует точно выбрать время, что для чего. Не делать несколько дел, а выбирать одно и делать его качественно

закон свободы Внутри нас есть ритм, собственные часы. Работу следует согласовывать с собственным внутренним ритмом

Вау!! 😲 Ты еще не читал? Это зря!

• Прокрастинация
• Хронофаги
• Цейтнот
• Научная организация труда
• Ургентная зависимость
• ABC- анализ .

Исследование, описанное в статье про управление временем, подчеркивает ее значимость в современном мире. Надеюсь, что теперь ты понял что такое управление временем, организация времени, тайм-менеджмент, законы управления временем, методы помидора, закон карлсона, закон фресса, закон паркинсона, закон дугласса, закон ильича, закон паретто, закон альтернативы, закон свободы и для чего все это нужно, а если не понял, или есть замечания, то не стесняйся, пиши или спрашивай в комментариях, с удовольствием отвечу. Для того чтобы глубже понять настоятельно рекомендую изучить всю информацию из категории Менеджмент